¿Está cansado de trabajar para solucionar problemas con los sistemas y procesos de su organización una y otra vez, pero logrando los mismos resultados decepcionantes? Esto puede resultar frustrante, pero es importante que nunca deje de trabajar para realizar mejoras. Si sigue los pasos del ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar de manera efectiva, el trabajo que realice para mejorar sus sistemas tendrá un resultado mucho más deseable e impactante. Con las herramientas adecuadas, navegar por este ciclo puede ser más fácil.

El ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PDCA)

El ciclo PDCA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar) es un proceso iterativo que acerca un sistema de gestión al resultado deseado cada vez que se completa el ciclo. Este ciclo se considera una herramienta del sistema de gestión que las organizaciones pueden utilizar para múltiples propósitos; para lograr la mejora continua de los sistemas de gestión existentes, así como implementar nuevos sistemas de gestión por primera vez. Los cuatro componentes del ciclo PDCA son igualmente importantes para realizar mejoras impactantes en sus sistemas de gestión y fundamentales para adoptar un enfoque basado en el riesgo para la gestión de la calidad.

Planificar

Durante la fase de planificación del ciclo, una organización debe identificar los procesos y riesgos y evaluarlos en términos de su impacto dentro del sistema general. La fase de planificación también se utiliza para resaltar oportunidades y establecer objetivos de mejora de acuerdo con los requisitos establecidos. Ya sea que se esté implementando un sistema completamente nuevo o un sistema existente, las herramientas como el diagrama de tortuga son útiles para la identificación del proceso y profundizar en los puntos donde la mejora es crítica.

Hacer

Durante la fase “Hacer” del ciclo PDCA, las oportunidades de mejora identificadas se implementan según lo planificado. Aquí es donde se aplica el enfoque proactivo y preventivo del riesgo en las operaciones de un sistema de gestión. Hay varios pasos y cosas a considerar antes de implementar cambios en cualquier sistema de gestión. Antes de llevar a cabo los objetivos o mejoras determinadas durante la fase de planificación, revise estas 7 cosas que debe considerar antes de implementar cambios en su sistema de gestión.

Verificar

Después de la implementación de los cambios, siempre debe monitorear y medir las actividades y procesos con respecto a la política para ver cómo se está desempeñando su sistema. Al realizar auditorías internas bien planificadas de sus diversos sistemas en función de los requisitos y objetivos específicos identificados durante la planificación, permitirá una mejora continua e impactante en cualquier punto del ciclo de vida de su sistema. Una herramienta de análisis de brechas del sistema de gestión lo ayudará a comparar sus sistemas en su estado actual con los requisitos de estándares específicos e identificar cualquier incumplimiento o riesgo potencial a remediar.

Actuar

Una vez que haya identificado las no conformidades o los riesgos con los cambios que implementó, es el momento de tomar medidas correctivas. Querrá comunicar los resultados y diseñar un nuevo plan, reiniciando así el ciclo.