Herramientas de auditoría de Sistemas de Gestión

HERRAMIENTAS DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN.

Como mejor práctica general, un auditor debe preparar documentos de trabajo o herramientas para ayudar a planificar y guiar una auditoría basada en procesos. Una herramienta de auditoría aceptable utilizada correctamente agilizará el proceso de auditoría, centrándose en el desempeño y solo en los factores de valor agregado. Si bien no existen requisitos para los documentos o herramientas de trabajo de auditoría que deba utilizar el auditor, para ser eficaz, la herramienta elegida debe incluir, como mínimo, lo siguiente:

Nombre del proceso y propietario
Actividades del proceso: enumere de 3 a 7 de las actividades más importantes realizadas dentro de este proceso.
Límites del proceso: ¿Cuáles son las entradas y salidas de este proceso? ¿Dónde se originó la entrada? ¿A dónde va la salida? (Interacción con otros procesos)
Métodos de control de procesos: ¿Cuáles son los monitores y las medidas que se utilizan para controlar la eficacia del proceso?
Métodos de operación del proceso? ¿Cuáles son los procedimientos e instrucciones documentados aplicables?
Recursos necesarios: ¿Cuáles son los recursos más importantes necesarios para realizar este proceso?
Requisitos estándar del sistema de gestión aplicable: ¿Cuáles son los requisitos más importantes que debe abordar este proceso? (enumere de tres a siete de las cláusulas o sub cláusulas más importantes con solo sus números y títulos)

Requisitos de cliente, legales y reglamentarios aplicables asociados con el alcance del sistema de gestión: ¿Cuáles son los más importantes y críticos (si existen)?
A continuación, describimos dos herramientas de auditoría útiles para auditar sistemas y procesos de gestión. Aunque estas herramientas no son necesarias para realizar una auditoría, se ha demostrado que aumentan considerablemente el valor para todas las partes involucradas al guiar una auditoría completa y bien organizada.

1. Diagrama de tortuga

El diagrama de tortuga es una herramienta comúnmente utilizada por las organizaciones como una forma comprobada de definir procesos. También es una herramienta útil para los auditores que realizan una auditoría de procesos o sistemas de gestión. Si se usa correctamente en el proceso de planificación, el diagrama de tortuga puede ayudar al auditor a hacer lo siguiente:

Identificar fuentes de riesgo relevantes
Abordar el desempeño, destacando aquellas fuentes que influyen en la MEDIDA del proceso
Rastrear DÓNDE van las salidas del proceso y qué ENTRADAS usa el proceso
Realizar la auditoría, utilizando la herramienta para recopilar evidencia de auditoría relevante para respaldar los hallazgos.
Realizar la auditoría para rastrear los resultados del proceso en otras áreas del sistema.

Ejemplo de diagrama de tortuga:

Este diagrama es el marco para definir los siguientes componentes de un proceso:

Nombre del proceso: ¿Cuál es el nombre del proceso (normalmente expresado como una acción; sugiera usar un verbo para el nombre del proceso)? Los ejemplos pueden incluir marketing, pedidos, fabricación, auditoría, revisión de la dirección, etc.
Entradas: ¿Cuál es la necesidad del cliente que cubrirá este proceso? Defina esta necesidad a nivel de característica. Incluya todos los requisitos reglamentarios y legales. ¿La norma especifica algún requisito como insumos para este proceso?
Resultados: ¿Se ha satisfecho la necesidad del cliente? ¿Cómo sabrá que se han alcanzado las características requeridas en la entrada? Esto le ayudará a obtener lo que mida.
Qué: ¿Cuáles son los recursos para el proceso (materiales, equipos, edificios, hardware / software, etc.)?
Quiénes (propietarios): ¿Quiénes son las personas que aplican los recursos? ¿Quién es el propietario del proceso y quiénes son las personas que operan dentro del proceso? Enumere el propietario del proceso y parte del personal del proceso.
Quiénes (procesos de apoyo): quiénes son las personas involucradas en el apoyo a este proceso. Consulte el cuadro “Cómo” y el enlace a los procesos de apoyo. Los ejemplos pueden incluir RR.HH., personal de limpieza, mantenimiento de instalaciones y equipos, TI, etc. (Lista 2 o 3).
Cómo (Control de procesos): ¿Cómo se controla este proceso (procedimientos, subprocesos)?
¿Qué procesos apoyan este proceso?
Cómo (procesos de apoyo): cuáles son los procesos de apoyo. Los ejemplos pueden incluir capacitación, limpieza, mantenimiento de instalaciones, mantenimiento de equipos, etc. Esto también ayudará con la “parte de quién está involucrado” del cuadro “Quién” (lista 2 o 3).
Medidas: ¿Qué medidas se utilizan para el análisis de la eficacia del proceso (medidas y métricas, uso de datos)?

Centrarse en el rendimiento

Una vez que haya agregado algunos elementos en cada cuadro del diagrama de tortuga, tendrá una descripción general del proceso. A continuación, volverá al cuadro Medición y profundizará para ver cómo se está desempeñando el proceso. Este desglose lo llevará de regreso a muchos de los otros recuadros para investigar registros y mostrar la evidencia objetiva de cómo se está desempeñando el proceso; centrándose en el rendimiento. Si el desempeño del proceso es bueno y parece estar bien definido y funcionando según lo previsto por la gerencia, deje de profundizar y pase a otro proceso que no parezca tener un desempeño aceptable.

2. Hoja de trabajo de planificación del enfoque de procesos

Otra herramienta recomendada para la auditoría basada en procesos es una hoja de trabajo de planificación del enfoque de procesos. La hoja de trabajo está diseñada para ayudar a planificar una auditoría al dividir la auditoría en rutas de auditoría prácticas y concretas; es decir, procesos que están vinculados entre sí, tienen características definibles e individuales atribuibles a procesos, y que realmente existen. Una vez completado, este mapa de auditoría proporciona información para planificar y realizar una auditoría, y le permite decidir qué partes (procesos) del SGC de la organización desea investigar y diagnosticar.

Para obtener orientación adicional gratuita para el auditor y las plantillas de herramientas para el auditor anteriores, descargue el documento técnico de orientación y el kit de herramientas adicionales para el auditor ISO 19011: 2018.

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